疫情期间的基金份额持有人大会计票过程以及表决结果现场监督公证案

某基金管理公司的委托代理人于2019年12月底来到我处称，其管理的某基金涉及转型的相关事宜，根据该基金基金合同的约定，须通过通讯方式召开基金份额持有人大会。该申请人向我处申请办理对上述基金份额持有人大会计票过程以及表决结果进行现场监督公证。

我处受理上述公证申请后，申请人在相关平台发布了公告，邀请上述基金的持有人通过向我处邮寄表决票的方式投票表决，投票截止日期为2020年2月26日，并定于2020年2月27日在本处召开基金份额持有人大会的现场计票。

公证人员、申请人和相关人员到现场是现场监督公证的应有之义，即本案涉及的现场监督公证是必须要到现场办理的，无法通过网络或者远程进行。2月份的北京正是疫情防控的关键期，现场监督公证面临着重重困难：首先，为减少接触，根据大厦物业安排，不允许快递员进楼派送，这给我们收取快递件，统计快递件带来了不便，我们需时时关注快递情况；其次，物业实行了非本楼人员禁止入内的疫情防控措施，即便我们全数收到了表决票，参加现场计票的基金公司代理人、托管行代表和律师也无法进入办公楼进行计票；最后，按照现场监督公证的相关办理规范，当日计票完成后需要当日出具公证书，时间紧急。

为了解决上述困难，公证处做了如下工作：首先，在投票截止日期期满后第一时间联系到了负责配送公证处所在办公楼的快递员，请其通过收件电话反查快递信息，查到快递若干，并请其将上述所有快递在计票当日一早准备好，由公证员亲自去快递站点领取，解决了收快递难的问题。其次，调整了传统的计票方式。在非疫情期间，公证员将参与现场计票的基金公司代理人、托管行代表和律师集中到会议室，并逐一向其展示公证处收到的每一份表决票，随后，向其展示基金公司提供的权益登记日的权利人名单以及经过公证处核实的表决结果，上述参会人员在确认无误后分别在计票结果上签字。受疫情影响，为避免因聚集而产生的感染风险，公证员将上述参会人员逐一请到公证处一层办公区，在其完成登记后进行人脸对比，确认无误后，逐一向其展示上述表决票、权利人名单及计票结果，分别请其确认并签字，上述过程中本处公证人员均全程在场。在计票当日，计票过程顺利完成。最后，在公证处各部门的配合下，计票当日公证书很快就制作好了。申请人拿到公证书后非常激动，称没想到在疫情这么严重的时候，我们还可以一如既往地保持高标准的公证法律服务，对我们的服务表示非常满意。

公  证  书

（2020）京方正内民证字第XX号

申请人：XXX公司，住所：XXXX，统一社会信用代码：XXXX，法定代表人：甲。

委托代理人：乙，女，一九XX年XX月XX日出生，公民身份号码：XXXX。

公证事项：现场监督

申请人XXX公司的委托代理人乙于二Ｏ一九年十二月三十日来到我处，称XXX基金涉及转型的相关事宜，根据《XXX基金合同》的约定，须通过通讯方式召开本次基金的基金份额持有人大会，向我处申请办理对XXX基金份额持有人大会计票过程以及表决结果进行现场监督公证。

经查，乙向我处提交的营业执照（副本）、身份证件、授权书、《XXX基金合同》，经本公证员审查均真实、有效，该通讯方式符合《XXX基金合同》的约定及相关法律规定。

根据XXX公司的申请和《中华人民共和国公证法》以及《公证程序规则》及其它相关法律法规的有关规定，本公证处受理了该公证申请并指派本公证员和公证人员丙办理此项公证。

依据预定程序，截止二Ｏ二Ｏ年二月二十六日共收到代表XXX基金份额为XXX份的《XXX基金基金份额持有人大会表决票》。二Ｏ二Ｏ年二月二十七日上午，在本公证处，在本公证员和本处工作人员丙的现场监督下，XXX有限公司委托代理人乙和戊统计计票，XXX银行托管业务部的委托代理人戌参与本次监票过程。依据XXX公司提供的基金持有人账户名册计算，共计出席基金份额持有人及代理人代表的基金份额占权益登记日XXX基金的XX.XX%，其中同意票占出席基金份额持有人及代理人代表的基金份额总数的XXX%，反对票所代表的基金份额为X份，弃权票所代表的基金份额为X份。

依据上述事实，兹证明此次XXX基金份额持有人大会的召开符合《XXX基金合同》的约定，大会表决结果真实、合法。

中华人民共和国北京市方正公证处

公证员

二Ｏ二Ｏ年二月二十七日