某行业协会换届选举现场监督公证案

某协会成立以来为我省的在该行业的事业做出了突出贡献。近日，某协会正在筹备会员大会暨换届选举大会。但是，协会的法定代表人长期未履行职责，甚至可能会影响本次大会的正常召开和协会理事、监事、会长、副会长、秘书长、监事长人员的正常更替。为了保证选举的公开、公平、公正，协会向公证处申请对大会进行监督。

公证处为协会提供思路，以理事会的会议纪要授权代理人代为申请本次公证，解决法人申请公证时法定代表人无法签字的难题，对某某协会在XXXX年XX月XX日的选举大会进行监督，公证员全程参与协会会员的签到，协会章程、选举办法等重要文件通过，理事单位、监事单位、会长、副会长、秘书长、监事长的选举，并对过程进行指导。

本公证员对本次选举大会的出现的相关问题予以纠正：1.协会章程规定，理事会成员不得少于会员总数的1/3，协会共计36家会员单位，但大会的筹备组在公布理事成员的候选名单只有11家，本公证员发现问题后，即时让筹备组增加一名理事成员候选单位；2.在工作人员收回监事单位的选票时，收到34张填写的票和2张空白选票，超过今天参会的32家会员人数，公证员宣布本次监事单位选举作废，由工作人员去重新打印选票，对监事单位重新选举；3.本次大会唱票时，出现31张A候选人选票，1张B候选人选票，1张废票，与参会人员32家人数不符，而本处工作人员刘某清点本次选票共计32张。公证人员要求唱票人重新唱票，最后候选人得票数和废票数相加与发放的总票数相符。

本次大会流程最终符合法律、法规、协会章程和选举办法的规定，做到了公开、公平、公正，避免因瑕疵致使本次大会通过的文件及选举结果无效。

公  证  书

（2020）XX南证民字第XXX号

申请人:某某协会

统一社会信用代码：XXXX

住所：XXXX

委托代理人：甲。

公证事项：现场监督

申请人某某协会于XXXX年X月XX日申请本处对其举办的“某某协会XXXX会员大会暨换届选举大会”进行现场监督公证。

经查，申请人为办理上述公证向本处提供了《会议纪要》、《某某协会章程》（第一届）及委托代理人的身份证等。

根据《中华人民共和国公证法》和《公证程序规则》的规定，本公证员与本处工作人员刘某于XXXX年X月XX日七时五十分，来到位于XXXX的某协会，本公证员和本处工作人员刘某对某某协会的工作人员及会员的以下行为进行现场监督：

一、XXXX年X月XX日八时整，在XX君宸大酒店一层大厅，该协会工作人员对前来参加换届选举大会的会员代表进行身份核实，会员陆续签署《某某会XXXX签到表》。截至XXXX年X月XXX日X时XXX分，共计三十二家会员签署了《某某会第二届第一次会员大会暨换届选举大会会员单位签到表》，参会人数符合第一届某某协会章程的规定。

二、X时二十五分开始，共计三十二家会员依次举手表决通过第二届《某某协会章程》（以下简称“协会章程”）、《某某协会会费标准及管理办法》、《某某协会选举办法》（以下简称“选举办法”）、《某某协会财务管理制度》及监票人丙、唱票人丁、计票人戊。

三、随后，共计三十二家会员依次填写了《理事单位提名选票》、《监事单位提名选票》。理事单位和监事单位获得选票人数均符合协会章程及选举办法的规定，共产生十二名理事和三名监事。（注：选举监事单位时，按照回避原则和章程的规定，本次大会筹备组提名丙为监票人、丁为唱票人、戊为计票人，三十二家会员未对此提出异议。）

四、在XXX的会议室，三名监事提名监事长候选人，十二名理事提名会长、副会长、秘书长候选人。

五、在XXX，共计三十二家会员依次填写了《会长候选人选票》、《副会长候选人选票》、《秘书长候选人选票》、《监事长候选人选票》，会长、副会长、秘书长、监事长获得选票人数均符合协会章程及选举办法的规定，共产生一名会长、三名副会长、一名秘书长、一名监事长。（注：选举监事长时，由丙担任监票人、丁担任唱票人、戊担任计票人。）

上述“某某协会XXX会员大会暨换届选举大会”的全过程由某某协会组织的摄像人员戌进行录像。录像开始前本公证员和本处工作人员刘某对录像设备进行了清洁性检查，该录像设备中没有与本次选举大会相关的内容。录像取得的视频资料导入U盘中，共一式三份，其中两份用于制作公证书，一份留存本处。

依据上述事实，兹证明与本公证书相粘连的《某某会XXX会员大会暨换届选举大会会员单位签到表》（以下简称“签到表”）的复印件与原件相符，原件系某某协会的会员在签到表上签字取得；与本公证书相粘连的《理事单位提名选票（汇总）》复印件与原件相符，原件系由现场监票人汇总选票，并由唱票人、计票人、监票人签字取得；与本公证书相粘连的《监事单位提名选票（汇总）》复印件与原件相符，原件系由现场监票人汇总选票，并由唱票人、计票人、监票人签字取得；与本公证书相粘连的《会长候选人选票（汇总）》复印件与原件相符，原件系由现场监票人汇总选票，并由唱票人、计票人、监票人签字取得；与本公证书相粘连的《副会长候选人选票（汇总）》复印件与原件相符，原件系由现场监票人汇总选票，并由唱票人、计票人、监票人签字取得；与本公证书相粘连的《监事长候选人选票》（汇总）复印件与原件相符，原件系由现场监票人汇总选票，并由唱票人、计票人、监票人签字取得；与本公证书相粘连的《秘书长候选人选票》（汇总）复印件与原件相符，原件系由现场监票人汇总选票，并由唱票人、计票人、监票人签字取得；与本公证书相粘连的U盘系摄像人员黄文鹏对上述会议全过程录像产生的视频资料导入U盘中取得。

以上会员签到，选举理事单位、监事单位、会长、副会长、监事长、秘书长及全程录像、导入U盘的过程均与实际情况相符。

综上，兹证明上述“某某协会第二届第一次会员大会暨换届选举大会”的召开及选举过程均符合法律、法规及《某某协会章程》、《某某协会选举办法》的规定，选举结果真实、有效。

附：1.《某某会XXX会员大会暨换届选举大会会员单位签到表》。

2. 《理事单位提名选票（汇总）》。

3. 《监事单位提名选票（汇总）》。

4. 《会长候选人选票（汇总）》。

5. 《副会长候选人选票（汇总）》。

6. 《监事长候选人选票》（汇总）。

7. 《秘书长候选人选票》（汇总）。

8.  U盘一个。

中华人民共和国XX省XX市XX公证处

公证员

XXXX年X月XX日