疫情期间协助外地公证处办理合同单方签名行为的保全证据公证
- 案例时间：2020-11-20 00:00:00
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- 案例编号：HBGGGY1603175269
- 案例类型：公证业务案例
【案情简介】
2020年6月，XX公证处接到内蒙古乌兰察布市公证处电话，请求予以同业协助，为因疫情不能到场的公证当事人办理保全证据公证。
经询问得知：某商贸有限公司向内蒙古银行察右后旗支行贷款200万元，陈女士和爱人吕某某做担保，用位于内蒙古自治区察右后旗白音察干镇XX路与XX路交汇处XX号房产做抵押，陈女士申请对抵押合同、保证合同办理公证。因为疫情影响无法去内蒙古办理，内蒙古自治区乌兰察布市公证处要求陈女士到XX公证处对其签署抵押合同、保证合同以及相关公证文件的过程办理保全证据公证。
乌兰察布市公证处随后将相关材料（包括：保证合同一式4份、抵押合同一式4份、公证申请表1份、同意书1份、办理公证告知书5份、受理通知单1份、送达确认书1份、乌兰察布市公证处贷款公证谈话笔录1份）通过邮政快递寄送给XX公证处。该公证处收到上述材料后，通知陈女士到公证处并对陈女士进行了重点告知：1.公证事项必须是本人自愿申请办理，完全是本人的真实意思表示；2.申请人必须神智清楚，明白自己办理的公证事项并清楚地知道该公证事项所产生的法律后果；3.在办理公证过程中，申请人应当认真审阅所需要签署、确认的文件，对于本人签署的文件，视为本人均已经认真审阅并认可；4.申请人清楚自己签署《借款合同》、《保证合同》将来可能产生的法律后果，如果借款人无法按照合同偿还贷款，申请人作为保证人和抵押人同意用申请人的抵押物和其他资产偿还。
公证处对陈女士在乌兰察布市公证处寄送来的相关材料上签字的过程进行了拍照、摄像，出具公证书后，连同陈女士所签署材料的原件封存寄送至乌兰察布市公证处。通过保全证据的方式对陈女士签署相关文件的过程进行证据固定，解决了因疫情影响当事人不能亲自到外地公证处办理公证的问题。
【公证书格式】
公 证 书
（2020）冀邢守证民字第XXX号
申请人：陈某某，女，一九七三年X月X日出生，公民身份号码：XXXX，住址:哈尔滨市道里区XXX号。
公证事项：保全证据
申请人陈某某于2020年6月XX日来到我处称：察哈尔右翼后旗某商贸有限公司向内蒙古银行有限公司察右后旗支行贷款贰百万元，陈某某和爱人吕某某做担保，用位于内蒙古自治区察右后旗白音察干镇XX路××号房产做抵押。陈某某要对抵押合同、保证合同办理公证，因为疫情，无法去内蒙古办理，因此内蒙古自治区乌兰察布市公证处要求陈某某到我处对其本人签署抵押合同、保证合同以及相关公证文件的过程办理保全证据公证。
经查：乌兰察布市公证处已经将相关材料（包括：保证合同一式4份、抵押合同一式4份、公证申请表1份、同意书1份、办理公证告知书5份、受理通知单1份、送达确认书1份、乌兰察布市公证处贷款公证谈话笔录1份）通过邮政快递寄送给我处，我处已经收到。
根据《中华人民共和国公证法》的规定，本公证处指派本公证员及公证人员A办理此公证事项。
经审查，申请人陈某某具有完全民事行为能力，与申请办理的公证事项具有利害关系，具有申办该公证事项的主体资格。同时，本公证员依法向申请人履行了告知义务，并重点告知如下内容：第一：公证事项必须是本人自愿申请办理，完全是本人的真实意思表示；第二：申请人必须神智清楚，明白自己办理的公证事项并清楚地知道该公证事项所产生的法律后果；第三：在办理公证过程中，申请人应当认真审阅所需要签署、确认的文件，对于本人签署的文件，视为本人均已经认真审阅并认可。第四：申请人清楚自己签署《借款合同》、《保证合同》将来可能产生的法律后果，如果借款人无法按照合同偿还贷款，申请人作为保证人和抵押人同意用申请人的抵押物和其他资产偿还。
在本公证员及公证人员A的监督下，申请人陈某某于2020年6月XX日，在本公证处，在乌兰察布市公证处寄送给本处的相关材料（包括：保证合同一式4份、抵押合同一式4份、公证申请表1份、办理公证告知书5份、受理通知单1份、同意书1份、送达确认书1份、乌兰察布市公证处贷款公证谈话笔录1份）上签名、按指印。整个过程，本公证员及公证人员A始终在场，并对陈某某签署上述文件的过程进行了拍照、摄像，本公证员制作《工作记录》一份共X页。
兹证明与本公证书相粘连的《保证合同》、《抵押合同》、《公证申请表》、《办理公证告知书》、《受理通知单》、《同意书》、《送达确认书》、《乌兰察布市公证处贷款公证谈话笔录》的复印件与原件相符，原件上申请人陈某某的签名、指印均属实（原件由本处通过EMS寄送至乌兰察布市公证处）；所附《人脸比对验证表》系在公证处采集陈某某身份时打印，《人脸比对验证表》上陈某某签名、指印属实；与本公证书相粘连的《工作记录》复印件一份共X页与原件相符，原件上所有参加人员的签名均属实；所附照片4张及光盘1张系根据现场摄制数据打印、刻录，与现场情况相符。
附：《人脸比对验证表》1份共1页。
《保证合同》复印件1份共5页。
《抵押合同》复印件1份共6页。
《公证申请表》复印件1份共1页。
《受理通知单》复印件1份共1页。
《办理公证告知书》复印件5份共11页
《同意书》复印件1份共1页。
《送达确认书》复印件1份共1页.
《乌兰察布市公证处贷款公证谈话笔录》复印件1份共1页。
照片四张（打印到一张A4纸上）。
《工作记录》复印件一份共X页。
光盘1张。
中华人民共和国河北省邢台市守敬公证处
公证员
二O二O年七月X日
