企业重点工程复印件与原件相符涉外公证案

2020年3月27日，湖北省武汉市琴台公证处余公证员接到XX有限公司王工的咨询电话，称其所在公司海外部有一批拟在乌克兰投标的文件要办理公证。进一步了解情况得知，该项目系世行贷款项目，对公证要求严格，且明确指出公证书须经双认证，为方便后期使用，对方还提出要对公证的文件同时附乌克兰文和英文。投标时间临近，要满足上述要求并按照约定在一周内出证，即便是相关公证经验丰富，余公证员仍感觉到不小的压力。

XX有限公司是在汉大型国企，本次投标项目所在国属一带一路沿线国家，所投项目为世行项目，此次公证所涉文件主要是公司资质证明、审计报告及公司历年的工程施工业绩。

受新冠肺炎疫情影响，武汉仍在施行严格管控，申请方公司尚未正式复工复产，大部分员工在家办公，居民小区继续封闭式管理，交通限行也并未解除，这些都给此次公证办理增加了难度。此刻另一边，琴台公证处全体公证员均已下沉到社区参与疫情防控，如何受理、审核材料、出具公证书等都只能寻求特殊方案解决。

为了抢时间、赶速度，余公证员迅速拟定公证办理方案报审，并与申请方公司就具体操作事项协商一致。一是由公司安排专人与余公证员对接，主要负责相关材料的收集与整理。二是为了提高工作效率、降低出错率，将通过分批办理的形式进行，翻译一批办理一批。三是公司、翻译公司和公证处建立线上交流平台，第一时间对翻译文件进行校验核对，确保“零差错”。四是整个办理过程，公司负责协调有关单位、部门配合公证处，完成对所有公证材料通过互联网、电话、视频等方式核实；同时依据《公证程序规则》和世行项目对投标单位的统一要求，告知公司如因材料不实可能承担严重法律后果的事实，要求公司对所提供文件的真实性做出承诺。五是由公证处负责协调认证代办机构，严格按照有关国家认证要求制作公证书，一份公证书只附一种译文，确保公证书认证顺利通过。

考虑到公证处因疫情管控一直处于延期复工状态，处领导经研究后决定，由办公室具体负责，严格按照武汉市防疫指挥部关于复工复产的工作要求，请专业消杀工作者进场对办公区域进行全面消杀，不留死角、消除隐患。

经充分准备，余公证员分别于4月1日、4月3日、4月5日、4月8日四天分批完成了公证书拟稿、报批、制作和发放，共办理公证事项112件，申请方公司派人分批领取了公证书。

近日，琴台公证处得到消息，余公证员为中XX电气化局有限公司出具的公证书均顺利通过认证，并准时在乌克兰参与了投标。

公  证  书

(2020)鄂琴台证字第XXX号

申请人：XX有限公司，住所：湖北省武汉市XX区XX街XX号。

法定代表人：A，男，一九XX年X月X日出生，公民身份号码:XXXX。

公证事项:营业执照

兹证明武汉市市场监督管理局于二〇一九年七月十五日发给XX有限公司的《营业执照》（副本15-6  统一社会信用代码：XXXX）的原件与前面的复印件相符，原件属实。前面的复印件所附的乌克兰文译本内容与中文原本内容相符。

中华人民共和国湖北省武汉市琴台公证处

公证员

                                                       二〇二〇年四月五日

公  证  书

(2020)鄂琴台证字第XXX号

申请人：XX有限公司，住所：湖北省武汉市XX区XX街XX号。

法定代表人：A，男，一九XX年X月X日出生，公民身份号码：XXXX。

公证事项：译本与原本相符

兹证明前面的(2020)鄂琴台证字第XXX号《公证书》的乌克兰文译本内容与该公证书中文原本相符。

 中华人民共和国湖北省武汉市琴台公证处

公证员

 二〇二〇年四月五日