广西柳州市房产企业销售公示信息保全证据公证案

XX房地产公司在本市开发有多个楼盘，其在营销中心的公示栏上公示有诸多业主告知书，为预防纠纷，向公证处申请对该公示栏进行保全证据公证。

该房地产企业系本市较大规模的房地产开发公司，为进一步优化营商环境，承办公证员在接到该房地产公司的申请后，科学合理的制定公证办理方案，在合法合规的前提下，竭尽所能优化公证服务。

（一）制定“线上审核材料，一次上门办理”的公证方案

为保证公证的时效性，承办公证员当即与代理人取得联系，为该企业提供全流程的直接对接服务，并建立了线上审核材料的通道，通过拍照等方式审核材料，并最终确定了优化方案：1.经线上审核符合受理条件后，与代理人预约时间，在公证处办理好前期的受理并核对线上所提交材料的原件后立即共同前往保全地点，减少了企业提交及补充提交材料、预约和受理的往返奔波次数。2.根据该房地产企业内部规定，营业执照现场查验和出借手续的繁琐程度不相同，为了加快公证进度，承办公证员采用到房地产公司现场审核的方式核验营业执照，免去代理人办理出借营业执照手续的过程。

（二）审核共同申请主体资格，减轻企业证明手续

承办公证员在审核申请主体的有效证件时发现，该楼盘的营销中心由两个房地产公司共同使用，公示栏也包含了两个房地产公司的公示内容。经了解，该楼盘分为多期开发销售，两个房地产公司分别开发其中的两期项目，在查询了国家企业信用信息公示系统后发现，两个房地产公司的最终收益人亦系同一房地产公司，最终确定由两家房地产公司作为本次公证的共同申请人，并在互联网上打印了相关资料，在保证合法合规的前提下，免去了企业证明共同申请人资格的手续。

（三）明晰公证目的，确保公证效用

承办公证员在制定保全方案前，仔细询问了该房地产企业申办公证的目的，该房地产企业表示此次申请保全公示栏是为了预防纠纷，采用拍照的方式对公示内容进行保全即可。随后承办公证员详细告知拍照方式保全证据公证仅证明在拍照的时间点公示栏的状态，无法对公示内容的真实性进行证明。该房地产企业称已经对保全方式和效果有了充分了解，以拍照方式对公示栏进行保全证据，已足够达到避免公示纠纷的目的。在进行了充分的告知和沟通后，承办公证员受理了公证申请。

完成现场保全证据后，公证处开辟了绿色通道，短时间内即出具了公证书。房地产企业反馈：在收到公证书后的不久，有业主对营销中心的公示有异议，在向该业主出示了保全证据公证书后，顺利的平息了纠纷。

公证书

（20XX）桂X证字第XX号

申请人：

XX房地产开发有限责任公司，住所：广西XX市XX，统一社会信用代码：XXXXX，法定代表人：XXX。

XX房地产开发有限责任公司，住所：广西XX市XX，统一社会信用代码：XXXXX，法定代表人：XXX。

XX房地产开发有限责任公司、XX房地产开发有限责任公司的委托代理人：覃某，女，公民身份号码：XXXX。

公证事项：保全证据

申请人XX房地产开发有限责任公司、XX房地产开发有限责任公司的委托代理人覃某于二〇一九年X月X日来到本处称，为保存XX房地产开发有限责任公司、XX房地产开发有限责任公司的展示板现状，向本处申请保全证据公证，本处受理了申请人的公证申请。

根据《中华人民共和国公证法》《公证程序规则》的规定，二〇一九年X月X日下午，本公证员及公证员李某随申请人XX房地产开发有限责任公司、XX房地产开发有限责任公司的委托代理人覃某驱车从柳州市公证处出发，监督了覃某收集证据行为，具体过程如下：

二〇一九年X月X日下午X时X分，本公证员及公证员李某随申请人XX房地产开发有限责任公司、XX房地产开发有限责任公司的委托代理人覃某到达位于某处营销中心（以下简称营销中心）门口，委托代理人覃某指称该营销中心为XX房地产开发有限责任公司、XX房地产开发有限责任公司在售楼盘的售楼处。覃某用相机(该相机由柳州市公证处提供，本公证员及公证员李某已对相机储存卡进行了清洁性处理，以下拍照行为均使用该相机)对X路及路牌进行了拍照，拍下照片X张（详见所附照片X-X），随后覃某依次对正门、正门通往营销中心的途经路线及营销中心正门进行了拍照，拍下照片X张（详见所附照片X-X）。

二〇一九年X月X日下午X时X分，本公证员及公证员李某及申请人XX房地产开发有限责任公司、XX房地产开发有限责任公司的委托代理人覃某一同自该营销中心正门进入，并对途经路线进行了拍照，拍下照片二张（详见所附照片X-X）；沿营销中心正门向右向里走约X米后左转，来到了展示板面前，覃某指着该展示板称，面对他的展示板就是本次保全证据的对象。

二〇一九年X月X日下午X时X分，本公证员及公证员李某及申请人XX房地产开发有限责任公司、XX房地产开发有限责任公司的委托代理人覃某在覃某指称的展示板面前，覃某使用相机对该展示板整体进行了拍照，拍下照片X张（详见所附照片X-X）。接着，覃某对该展示板的公示细节内容进行了拍照，拍下照片X张（详见所附照片X-X）。

二〇一九年X月X日下午X时X分，拍照结束。覃某将保全过程中拍照所用的相机交由本公证员保管，一行三人走出营销中心。

二〇一九年X月X日下午X时X分，本公证员及公证员李某及申请人XX房地产开发有限责任公司、XX房地产开发有限责任公司的委托代理人覃某驱车来到X路的门头字号为X的文印店，本公证员将拍照所用相机里的储存卡交给该店人员，由该店人员使用该店的计算机将上述现场拍照所得的全部照片（共X张）刻录光盘一式X份，并将全部照片晒出一式X份（每份X张）；现场取得《收款收据》X张。

兹证明，与本公证书相粘连的光盘内所存为对现场拍照所取得的相片，内容与实际情况相符；与本公证书相粘连的相片均为对现场拍照所取得的相片，内容与实际情况相符。

附：1.光盘一张；

2.现场拍照所得相片（共X张）。

广西壮族自治区XX市公证处

公证员

XXXX年XX月XX日