厦门某某房地产开发有限公司的董事会股东会保全证据公证案

XX年XX月，根据公司章程规定，厦门某某房地产开发有限公司的董事会拟就审议、决议一些重大的公司事项（如变更法定代表人、改选董事会成员等）召开临时股东会，为预防日后纠纷及存证需要，该公司的董事长兼股东吴某某特向公证处申请对该会的召开过程及会上通过的决议内容进行保全证据公证。

受理公证申请后，通过在企信网上查询厦门某某房地产开发有限公司的相关信息，并结合申请人吴某某所提供的相关材料（如公司的营业执照副本、公司章程、相关人员的身份证明、《股东会议通知》等），公证人员对相关主体的资格以及该会议的通知、召开期限、地点、议程安排等内容的合法合规性进行了审查、确认。在临时股东会上，公证人员通过现场拍照、全程录像的方式对股东出席（包括股东身份、到会人数等）及署名情况、参会股东持有的股份数额、表决结果、会议记录制作及宣读情况等事实进行固定。在整理好相关会议材料复印件、现场拍摄照片打印页及现场拍摄视频的刻录光盘等附件后，公证员为申请人出具了保全证据公证书。

作为公司治理的主要方式，股东会能否顺利召开以及召开的程序和决议内容等是否合法有效，与完善公司法人治理机制、协调股东与公司的关系、保障股东的表决权得以行使等息息相关。公证机构作为法定的证明机构，依托公证的中立性和公信力，其介入到股东会议的召开过程可以更好地保障股东会召开的合法性及决议的真实、合法、有效性，并在出现紧急情况时，起到维护股东和公司双方权益的作用。本案中，公证机构以“保全证据公证”方式，客观中立地记录、固定临时股东会的召开及会议过程等事实，切实有效地发挥了公证制度预防纠纷的作用，有助于维护和保障公司及股东的合法权益。

公  证  书

（XX）XX字第XX号

申请人：吴某某

公证事项：保全证据

申请人吴某某系厦门某某房地产开发有限公司的董事长兼股东，其于XX年XX月XX日向本处称，厦门某某房地产开发有限公司的董事会拟依据公司章程的规定召开临时股东会，为预防日后纠纷并为存证需要，申请人特向本处申请就临时股东会的会议召开过程及会上通过的决议内容予以保全证据公证。

根据《中华人民共和国公证法》、《公证程序规则》的规定，本处受理了申请人的上述公证申请。申请人在办理公证过程中向本处提供了厦门某某房地产开发有限公司的营业执照副本、公司章程，股东吴某某、曾某、曾某某、詹某某的身份证件，《股东会议通知》，本处于XX年XX月XX日出具的（XX）XX证内字第XX、XX、XX号《公证书》等资料。申请人确认所提供的上述资料及其向公证处所作的相关陈述真实无误。

本公证员及本处工作人员孙某某、罗某某、陈某某于XX年XX月XX日下午来到厦门市某某区某某路某号某某中心某号楼某层办公室，出席了由厦门某某房地产开发有限公司董事长吴某某组织召开的XX年第某次股东会会议，出席该会议的还有股东曾某、曾某某、詹某某、厦门某某房地产开发有限公司的工作人员曾某某等人员。下午三时，会议开始，由厦门某某房地产开发有限公司董事长吴某某主持会议。会议开始后，股东张某、张某某、洪某均未出席，据申请人称，其于XX年XX月XX日向本处申请办理保全证据公证，通过邮寄送达的方式分别向股东张某、张某某、洪某寄送了《股东会议通知》[详见（XX）XX证内字第XX、XX、XX号《公证书》]，股东曾某于会议开始前向其表示无法出席。

会议按照如下议程进行：编者注：中间步骤省略。

上述过程中，本处工作人员孙某某使用照相机对现场进行拍摄，本处工作人员罗某某、陈某某使用摄像机对现场进行摄像。

回到本处后，本处工作人员孙某某、罗某某、陈某某将上述现场拍摄的照片导出并通过彩色打印机进行打印，将上述现场拍摄的视频文件导出并刻录成光盘。

依据上述事实，兹证明：

一、附于本公证书之后的《会议签到表》、《曾某的表决记录表》、《曾某某的表决记录表》、《詹某某的表决记录表》、《吴某某的表决记录表》、《厦门某某房地产开发有限公司XX年第某次股东会会议记录》文件的复印件（见附件XX，共XX页）与原件内容相符，原件系曾某、曾某某、詹某某、吴某某在上述会议过程中现场签署，前述XX份文件原件上曾某、曾某某、詹某某、吴某某的签名均属实，XX份文件的原件均由申请人收执保管；

二、附于本公证书之后的照片打印页共XX页（内含XX张照片，见附件XX）为本处工作人员孙某某在上述现场拍摄所得，与当日当时上述现场情形相符；

三、附于本公证书之后的光盘（见附件XX）所保存的视频文件系本处工作人员罗某某、陈某某在上述现场摄像所得的视频文件的复制件，内容与当日当时上述现场情形相符。

本公证书仅对该会议的召开过程及会议通过的文件予以证明。

附件：

一、《会议签到表》、《曾某的表决记录表》、《曾某某的表决记录表》、《詹某某的表决记录表》、《吴某某的表决记录表》、《厦门某某房地产开发有限公司XX年第某次股东会会议记录》的复印件各XX份（共XX页）。

二、照片彩打页XX份（共XX页，内含XX张照片）。

三、光盘X张。

中华人民共和国福建省厦门市鹭江公证处

公证员

XX年XX月XX日