XXXX公司现场监督公证

XXX文化传播有限公司通过禅城区政府的公开招投标取得了“2017佛山（禅城）陶文化·旅游商品创新设计大赛”的组织执行资格，该大赛是禅城区政府宣传及展示本地文化特色的大型系列活动之一，在本地具有一定的社会影响力。作为此次大赛的组织执行者，XXX文化传播有限公司制定了严谨的报名、评选、公示流程，为确保大赛评奖过程及结果的公平公正，让公众信服，确保大赛达到吸引大众参与、宣传当地文化的社会效果，该公司特向广东省佛山市禅城公证处申请对大赛的终评评奖活动进行现场监督公证。

该大赛主题为“创意佛山·文创禅城”，按佛山本土文化特色分“陶艺类”和“文创类”两大类进行作品征集。通过前期的作品设计图稿或实物样品的征集、初评，确定了“陶艺类”和“文创类”各150件作品进入终评，进入终评的作品通过网站、专刊、微信公众号等平台进行公示。进入终评的设计作品需按照设计图稿转换成实物作品，按期交到XXX文化传播有限公司为本次大赛评奖准备的艺术馆统一进行展示评奖。直至截止日期，XXX文化传播有限公司共收到“陶艺类”实物参赛作品127件，“文创类”实物参赛作品95件，上述作品将最终参与到该次大赛的终评评奖活动。

大赛参赛的实物作品上交的截止日期是10月13日（终评的前一天），终评评奖活动在10月14日下午举行，因此，公证员与申请人需于比赛当天上午来到评选的艺术馆，对已经分类展示好的参赛实物作品进行清点、核对，一一审核现场摆放的实物作品的件数、编号、作品名称与进入终评且经公示的设计稿名单是否一致，发现错漏的立即让申请人重新核对更正。清点核对完成后对整个艺术馆进行人员清场并上锁，由公证人员在大门锁上粘贴“禅城公证处”封条，对评比现场进行封存。

下午大赛评奖活动开始前，公证员对现场门锁粘贴的封条进行检查，确认无拆封、无损坏后，拆除封条开启场馆，并向所有在场人员当场宣读申请人资格、封存等有关情况的公证词；评奖活动正式开始后，由本次大赛的七名评委根据大赛制定的评选规则，一一评选出了各个奖项，公证员对长达5个小时的评选现场进行全程监督，对大赛评奖的过程及结果制作详细的工作记录，让在场的申请人、评委及相关工作人员签名确认，最后宣读现场公证词。

现在社会上各种类型的比赛五花八门，很多都是出于商业利益而举办的，浓厚的商业色彩让比赛形式大于实质，评比结果更是令人质疑甚至批判。很多人都会留意到，电视上大型的彩票开奖节目或比赛评比现场，往往可以看到公证员的身影，可见公证对一个开奖结果和比赛结果的公平公证性具有重要的保障作用，公众对经公证人员现场监督的结果还是非常认可的，那么，如何才能办好现场监督公证，满足申请人及社会公众对经公证的结果的合理期待？

首先，事前审查工作要做好。现场监督公证必须严格依照有关规定，通过事前审查、现场监督对现场活动的真实性、合法性予以证明，所以对活动前期的审查工作非常重要，只有前期准备工作做好了，才能让现场监督活动顺利进行。前期的准备工作包括但不限于对申请人资格的审查，举办活动的程序、规则是否公开、公平、合法；现场用到的物品（如电脑、U盘、相机等）及软件是否处于“干净”状态；活动所使用数据、名单等是否依规则产生、是否存有错漏；现场活动是否有相关应急预案等等。如本案中，公证人员自申请人提交公证申请后，一是严格审查申请人的公证申请资格，包括其合法的工商登记资料、承办此次大赛的资格（招标公告、投标资料、中标公告、相关公示材料等）；二是严格审查比赛的赛制、规则、评审标准、评审流程是否公正、合理，是否已充分公示；三是严格审查参评作品的来源、作者情况、作品内容情况、报名是否符合大赛规则；四是严格审查评审小组成员的产生情况、评审小组各成员是否具备大赛评审资格、评审成员名单是否已经公示。为保障评审结果的公平性，XX公证处要求申请人对所有参与评审作品的公示、现场评选过程必须采用隐藏作者及作者所属单位的方式进行，每一件作品仅以作品名称及编号进行公示及进入参选会场进行评选。

其次，封存工作要做足。对现场活动所使用到的或影响现场活动结果的物品、软件、数据等必须进行及时封存，封存工作是否做好直接影响到结果的公平、公正性，充分的封存工作会大大降低公众对现场活动结果公平性的质疑，也是公证活动的必要程序。如本案中，公证人员在参评实物作品报送截止后，立即对进场的所有参评作品进行清点、核对，清点核对工作包括数量、成品与初选公示名单的比对、编号与作品的核对等；之后对整个会场进行上锁封存，确保在参评作品确认到评选活动正式开始这一段时间不受任何人为的干涉或破坏或影响评选结果的情况发生。

再次，现场监督工作要细致。现场监督公证的核心是现场监督工作，需对申请人所申请的活动（或某一活动环节）进行全面监督，因公证机构需对现场所宣读公证证词及出具公证书所列明证明内容承担责任，因此每一细节都必须监督到位。如本案中，在评选大会现场，公证人员开封现场后，马上对现场作品再次进行清点、核对；评审小组成员到位后，对评审小组成员一一进行核对确认；评审成员对所有作品一一进行评审后，对计票人员的统计工作进行全程监督；评选结果产生后，立即比对报名名单，制定获奖作品及对应作者名单，现场经公证人员、评审人员、工作人员进行核对签名确认后现场进行宣读并粘贴公示；由公证人员现场宣读公证证词。

最后，公证范围有效把控、公证程序符合规范。现场监督公证必须依申请人的申请进行审查，证明内容以能有效监督的范围为限；公证程序必须符合公证程序规则的相关规定，确保程序合法。如本案中，申请人申请对比赛的终评现场进行监督，公证人员在报名及初审阶段并无介入，所以公证机构仅对终评大赛活动及现场结果进行公证，不对报名结果及初审结果进行证明；但为确保终评结果的公平性，公证机构仍需将初审结果纳入事前审查工作的重点，所以必须严格审查大赛的报名征集、初审结果的公示工作是否已经充分。另外，评审成员按照评审标准对现场作品进行评审，具有相当的专业性，亦具有一定的主观性，所以对评审成员的具体评审内容亦不宜纳入公证范围，不对其进行证明，也不列入公证书中。按照现场监督的程序规则要求，现场监督必须由两名公证人员共同办理，整个过程需两名公证人员在场，所有的公证材料需两名公证人员签名确认，这不仅有助于提高结果的公信力，也助于公证机构保护自身权益防止纠纷产生。

公 证 书

（2017）粤XXX第XXXXXX号

申请人：XXXX公司，统一社会信用代码：XXXXXX，住所：佛山市禅城区XXXXXXXXXXXXX。

法定代表人：甲,男,一九XX年XX月XX日出生，公民身份号码：XXXXXXXXXXXXXXXXXXX，住址：XXXXXXXXXXXXX。

委托代理人：乙,男,一九XX年XX月XX日出生，公民身份号码：XXXXXXXXXXXXXXXXXXX，住址：XXXXXXXXXXXXX。

公证事项：现场监督

申请人XXXX公司于二○一七年XX月XX日向本处申请对“2017佛山（禅城）陶文化·旅游商品创新设计大赛”终评评奖活动进行现场监督公证。

经查，申请人XXXX公司向XX公证处提供的有关证明材料均真实、有效。申请人具有组织举办本次活动的合法资格。

根据《中华人民共和国公证法》和《公证程序规则》的有关规定，本公证员梁某与本处公证员李某于二○一七年XX月XX日在佛山市禅城区XXX路XXX号XXX生活艺术馆，对“2017佛山（禅城）陶文化·旅游商品创新设计大赛”终评作品的清点、大赛现场的封存之活动进行了现场监督；本公证员梁某与本处公证员李某于二○一七年XX月XX日在佛山市禅城区XXX路XXX号XXX生活艺术馆，对“2017佛山（禅城）陶文化·旅游商品创新设计大赛”终评评奖活动进行现场监督。

经现场监督，检验二○一七年XX月XX日对XXXX加封的封条完整无损；经过评审，评委评出“2017佛山（禅城）陶文化·旅游商品创新设计大赛”特等奖获奖作品一名，最具工艺奖获奖作品一名，最具环保奖获奖作品一名，最佳包装奖获奖作品一名，最具商业潜力奖获奖作品一名，最具岭南特色奖获奖作品一名，最佳投资潜力奖获奖作品一名，最佳系列设计奖获奖作品一名，最佳创意设计奖获奖作品一名，最具文化内涵奖获奖作品一名；“陶艺类”一等奖获奖作品共四名，“陶艺类”二等奖获奖作品共八名，“陶艺类”三等奖获奖作品共十五名；“文创类”一等奖获奖作品共四名，“文创类”二等奖获奖作品共八名，“文创类”三等奖获奖作品共十五名。

兹证明“2017佛山（禅城）陶文化·旅游商品创新设计大赛”终评评奖活动程序、规则公平、合法，评奖结果真实、有效。

附件：《2017佛山（禅城）陶文化·旅游商品创新设计大赛获奖名单》之复印件。

中华人民共和国广东省佛山市禅城公证处

公 证 员：

二〇一七年XX月XX日