财务凭证复印现场监督及复印内容保全证据公证案

于某是文昌某房地产开发有限公司的大股东、董事长，公司共有四名股东，于某占有50%的股权，其中股东程某为法定代表人、总经理。于某认为公司的财务管理存在问题，程某利用职务之便损害了股东的合法权益，向海南省文昌市公证处申请对公司的十六本会计凭证办理证据保全公证，固定证据以备诉讼。《中华人民共和国公司法》第三十三条规定：股东可以要求查阅公司会计账簿。公司拒绝提供查阅的，股东可以请求人民法院要求公司提供查阅。第一百五十二条规定： 董事、高级管理人员违反法律、行政法规或者公司章程的规定，损害股东利益的，股东可以向人民法院提起诉讼。公司权益受到侵害，最终损害的是股东权益，股东享有监督管理者权。

公证员询问于某会计凭证取得的合法性，于某保证会计凭证是公司的会计提供的，取得途径合法，且其提供的会计凭证确为文昌某房地产开发有限公司的会计凭证，真实有效，并签署保证书。考虑到十六本会计凭证数量大，无法复印后全部装订在公证书里，公证员建议于某委托复印店复印会计凭证，公证员对于某委托复印店复印会计凭证的过程进行现场监督，对复印的会计凭证进行证据保全。复印件封存在公证处，需要时可以到公证处调阅，并明确告知于某公证处不对其提供的会计凭证是否真实做出证明。于某同意了公证员的建议。公证员审查了于某提交的经工商部门备案的公司登记申请书、章程、验资报告、股东会议决议等证据材料，并登录国家企业信用信息系统予以核实，确认于某的股东身份后受理公证。

两名公证人员随同于某的委托代理人张某来到文昌市文城镇的一家图文中心，张某将公司的会计凭证交给图文中心的工作人员，要求对该凭证复印一式两份。公证人员不辞辛劳，全程监督会计凭证（含所附票据）三天的复印过程，并对数量庞大的复印件与原件一一核对。公证员认真负责的态度获得了当事人的好评。复印完毕后，其中一份复印件由张某带走，另一份由公证处保管并封存。为确保公证书的客观、真实性，公证员还对于某提供的某公司的会计凭证原件的外观、复印件的外观分别进行拍照，并对封存在公证处的会计凭证复印件外观进行拍照，最后为当事人出具了公证书。公证员告知当事人公证处保管复印件的期限，如需续期，应在期限届满前申请续期。

拿到公证书后，于某与公司的其他股东协商股权转让的有关事宜，这份公证书起到了有效维护于某合法权益的至关重要的作用，达到了于某的预期效果。

随着经济的发展和人们法律意识的提高，保全证据公证可以有效防止证据的丢失，起到预防纠纷、减少诉讼的作用。同时由于经公证的证据可以增强证据的效力，提高证据被采用的可能性，对于维护当事人合法权益起到很好的作用。特别是对于日后可能灭失或难以取得的证据，办理公证是有效的保全方式。

附：           

公证书

(2014)文昌证字第XX号

申请人：于某，男，XX年XX月XX日出生，公民身份号码：XXXXXXXX。

委托代理人：张某，男，XX年XX月XX日出生，公民身份号码：XXXXXXXX。

公证事项：保全行为

申请人于某于二〇一四年十月二十一日向我处申请对复印文昌某房地产开发有限公司二〇〇七年一月一日起至二〇一三年十二月三十一日止的记帐凭证、会计凭证（共十六本）的过程进行保全证据。我处向申请人告知了办理保全行为公证的法律意义和可能产生的法律后果。

根据《中华人民共和国公证法》的规定，本公证员与公证员助理詹某以及申请人于某、申请人的委托代理人张某，于二〇一四年十月二十一日至二〇一四年十月二十三日来到海南省文昌市文城镇某图文中心，于某、张某将文昌某房地产开发有限公司二〇一七年一月一日起至二〇一三年十二月三十一日止的记帐凭证、会计凭证原件（共十六本）交由文昌文城某图文中心工作人员复印各两份，其中一份复印件交给张某，另一份交给我处。

二〇一四年十月二十三日在我处，本公证员对张某提供的文昌某房地产开发有限公司二〇一七年一月一日起至二〇一三年十二月三十一日止的记帐凭证、会计凭证原件（共十六本）的外观进行拍照。

我处对文昌某房地产开发有限公司二〇一七年一月一日起至二〇一三年十二月三十一日止的记帐凭证、会计凭证的复印件（共十六本）进行封存并对外观进行拍照。

兹证明与本公证书相粘连的附件一（十六张相片）与申请人提供的文昌某房地产开发有限公司二〇一七年一月一日起至二〇一三年十二月三十一日止的记帐凭证、会计凭证原件外观相符；与本公证书相粘连的附件二（十六张相片）与文昌某图文中心复印交给我处的文昌某房地产开发有限公司二〇一七年一月一日起至二〇一三年十二月三十一日止的记帐凭证、会计凭证复印件外观相符；文昌某房地产开发有限公司二〇一七年一月一日起至二〇一三年十二月三十一日止的记帐凭证、会计凭证复印件封存于我处，与本公证书相粘连的附件三（十六张相片）与封存在我处的文昌某房地产开发有限公司二〇一七年一月一日起至二〇一三年十二月三十一日止的记帐凭证、会计凭证复印件的外观相符。

附件一：相片十六张

附件二：相片十六张

附件三：相片十六张

中华人民共和国海南省文昌市公证处

公证员  林晓红 

二〇一四年十月二十八日