公司召开董事会现场监督公证案

珠海XX工程股份有限公司是具有自主知识产权的嵌入式SOC芯片及系统集成供应商，主要从事可靠嵌入式SOC芯片类产品的研发、生产和销售以及系统集成类产品的研发、生产和销售。该公司因业务发展需要，拟在澳门特别行政区设立公司。根据澳门特别行政区的规定，在澳门设立公司需提供设立人有权决议机构做出决议的文件。根据珠海XX工程股份有限公司章程，其董事会有权作出上述决议。鉴于澳门有关部门要求公证书须注明设立人召开董事会的程序符合内地相关法律法规的规定且董事会决议真实、有效，公证员为当事人设计了公证方案，建议其办理董事会决议的现场监督公证，对当事人召开董事会的全过程进行现场监督，当事人表示同意。

根据珠海XX工程股份有限公司的申请，公证员陈权胜及公证员助理梁伟悦于2017年8月31日下午来到该公司3楼会议室，出席该公司召开的董事会。公证员陈权胜按照有关程序对申请人召开董事会的全过程进行现场监督并依法出具了公证书。

当事人拿到公证书后马上前往澳门办理公司设立手续，澳门有关部门表示该公证书符合澳门的要求，当事人顺利办理了设立新公司的所有手续。

从以上案例可以看出，发往境外使用的公证书除了按照司法部发布的定式公证书（通常做法）外，还可根据当事人的实际需求办理要素式公证书，使国内出具的公证书在域外更好地使用，避免当事人奔波于“跑材料”的过程，从而保障当事人的合法权益。

附：       

 公  证  书

(2017)粤珠横琴第XXXXXX号

申请人：珠海XX工程股份有限公司，住所：珠海市唐家东岸白沙路1号欧比特科技园，《营业执照》统一社会信用代码：XXXXXXXXXXX。

法定代表人：颜某，男，XXXX年X月X日出生，公民身份号码：XXXXXXXXXXXXXXX。

委托代理人：黎某，男，XXXX年X月X日出生，公民身份号码：XXXXXXXXXXXXXXX。

公证事项：现场监督

申请人珠海XX工程股份有限公司于二〇一七年八月二十四日向我处提出申请，对珠海XX工程股份有限公司召开董事会的过程进行现场监督公证。

根据《中华人民共和国公证法》和《公证程序规则》，我处指派公证员陈权胜与公证人员梁伟悦于二〇一七年八月三十一日下午在珠海市唐家东岸白沙路1号欧比特科技园 珠海XX工程股份有限公司3楼会议室，出席了珠海XX工程股份有限公司召开的董事会。公证员陈权胜先行对出席本次董事会的人员身份予以核对。经查，珠海XX工程股份有限公司董事会共有9名董事，其中出席本次董事会的董事分别是：颜某、A、B、C、D、E。未出席的董事有：F、G、H。出席本次董事会的6名董事超过半数，经审查符合该公司章程规定董事会召开的法定人数。

现场董事会由颜某主持，J做会议记录，颜某对本次董事会的议程作介绍，本次董事会的议程为关于设立澳门公司及授权颜某办理有关手续的决议。现场董事会通过书面记名投票方式表决，经统计，在场6名董事表决一致同意通过上述议程。本次会议程序符合《中华人民共和国公司法》及该公司章程的有关规定。上述全过程在公证员陈权胜与公证人员梁伟悦的监督下进行。

兹证明珠海XX工程股份有限公司于二〇一七年八月三十一日下午召开董事会作出的《珠海XX工程股份有限公司董事会决议》真实、有效。

附件：《珠海XX工程股份有限公司董事会决议》一份共二页。

中华人民共和国广东省珠海市横琴公证处

公证员：陈权胜

二○一七年九月一日