电子邮件中商贸往来凭证保全证据案

XXXX年XX月XX日，当事人A（持外国护照，英文名：XXX）和他的律师来到公证处申请办理证据保全公证，保全电子邮箱里公司商贸往来凭证的电子邮件。A称，因其收到XX市中级人民法院出具的《参加诉讼通知书》，通知其作为第三人参加原告B（香港注册公司）与C（梧州注册公司）、E买卖合同纠纷一案。A是原告的董事，其掌管的电子邮箱里留存有原告与被告商贸往来的凭证，现需要提供电子邮箱里公司商贸往来的凭证作为请求法院支持诉讼请求的有效补充证据。

公证员在受理审查过程中发现，当事人双重身份、英文名与中文名同时使用的问题。法院出具的《参加诉讼通知书》中当事人的身份是D（中文名），即投资设立公司从事商贸经营时使用的香港永久性居民身份证；而当事人到公证处申请办理证据保全公证时提供的身份是护照上的A(英文名)。姓名不一致，是否同一人？为解决当事人的双重身份、英文名与中文名同时使用问题，公证员建议其对自己身份信息办理一份声明公证，保证其持外国护照的英文名A与原香港居民使用的中文名D同属一人。当事人接受了公证处建议，申办了声明书公证。随后我处按公证程序规定出具了相关公证书。通过公证途径不仅为当事人解决了诉讼中保全证据的问题，还解决了他同时使用中、英文姓名身份信息的问题。

办理保全证据公证过程中，当事人在公证员的监督下，使用公证处电脑连接互联网登录电子邮箱提取邮件。提取邮件前，公证处工作人员先对电脑进行清洁性检查，随后当事人A在电脑上打开IE浏览器进入163邮箱，通过采取截屏、存储打印、实时打印等方式提取电子邮件。公证处对提取邮件过程通过kk录像软件进行全程录像。录制结束后，公证员出具了公证书，并附《现场工作记录》复印件、网页打印件的复印件和DVD光盘。

电子邮箱已被广泛运用于我们日常工作中，电子邮件是电子证据的一种形式，当事人申办电子邮件提取行为保全证据公证，确保其取证行为的真实性，使其在未来的诉讼活动中提供有力的证据。

公 证 书

（2021）桂梧内证字第XX号

申请人：A，XX，XXXX年XX月XX日出生，国籍：X国，护照号码：XXXX，住址：XXX。

公证事项: 声明

兹证明A于XXXX年XX月XX日来到我处，在本公证员的面前，在前面的《声明书》上签名、捺右手拇指印，并表示知悉声明的法律意义和法律后果。

A的声明行为符合《中华人民共和国民法典》第一百四十三条的规定。

中华人民共和国广西壮族自治区梧州市公证处

                                                                   公证员

                                                            2021年XX月XX日

公 证 书

（2021）桂X内证字第XX号

申请人：A，男，XXXX年XX月XX日出生，国籍：XX，护照号码：XXX，住址:XXX。

公证事项：保全网页

申请人A于XXXX年XX月XX日来到我处，称因B与C、E买卖合同纠纷一案，XX市中级人民法院追加其为该案的第三人参加诉讼，其掌管的电子邮箱（XXX@163.com）里留存有B与C往来的电子邮件凭证，为维护其合法权益，特向我处申请办理其提取电子邮件行为的保全证据公证。

根据《中华人民共和国公证法》、《公证程序规则》的规定，本公证员与本处公证人员F、申请人A以及本处电脑操作人员G于XXXX年XX月XX日下午，在本处办公室，通过电脑电信网络上网进行了如下保全证据行为：

编者注：中间步骤省略。

上网操作完毕后，电脑操作人员G将“KK录像机”所录制的录像（一份）以及截屏页面XX页刻录到光盘内，刻录得光盘一式X张。本公证员制作了《现场工作记录》一份共X页。

兹证明与本公证书相粘连的《现场工作记录》、计算机清洁性检查和校准的操作过程截屏打印件及网页保存过程截屏打印件的复印件与原件相符，网页截屏打印件的原件内容与现场上网打开的网页内容一致；《现场工作记录》上相关人员的签名均属实；本公证书所附的DVD光盘内容与录像、截屏所得文件内容一致，源文件保存于我处。

附件：一、《现场工作记录》复印件1份共X页；

二、计算机清洁性检查、校准的操作过程以及网页保存过程截屏打印页面复印件共XX页；

三、DVD光盘一张。

中华人民共和国广西壮族自治区梧州公证处

                                                                  公证员

                                                            XXXX年XX月XX日