对在押服刑人员授权行为保全证据公证案

江苏泰州某公司的一名股东欲对外转让其名下股份，且该公司拟变更法定代表人、执行董事，根据《中华人民共和国公司法》的相关规定，办理上述手续需经其股东兼法定代表人张某的同意及配合。因张某在江苏省连云港市某监狱服刑，故其只能授权他人代其参加股东会、行使表决权、代办变更法定代表人等手续。张某通过其亲属向连云港公证处申请对其授权行为办理公证。

经与监狱沟通，公证员了解到：因疫情防控需要，公证人员不能面对面会见在押服刑人员，只能通过监狱的视频会见系统与服刑人员进行交流、沟通。鉴于定式委托公证书格式适用于公证员为委托人面对面办理公证的情形，不能满足服刑人员预备通过监狱视频会见系统签署委托书的情形和需求。于是，公证员建议张某改为申办保全证据公证。保全证据要素式公证词可完整记载当事人授权的起因、过程，可替代性地体现其授权意愿。经研讨并经当事人同意，公证处决定为张某办理授权保全证据公证，为其出具保全证据要素式公证书。

确定公证方案后，公证员主动与监狱联系、沟通，按照监狱疫情期间文书收发、会见管理要求，提前把张某将要签署的《委托书》《办理公证告知书》等公证材料及公证员身份证件、介绍信等会见材料分别邮寄给当事人张某及狱政科。在约定的会见时间，公证人员来到监狱，通过监狱的视频会见系统，为张某办理了授权保全证据公证。其后，受托人持公证书到市场监督管理局等相关部门顺利办理了法定代表人变更、执行董事变更等手续，并配合其他股东办理了股权转让手续。

公  证  书

（2022）苏连连云港证字第XX号

申请人：

张某，男，XXXX年XX月XX日出生，公民身份号码：XXXX，住址:XXXX。

委托代理人：李某，女，XXXX年XX月XX日出生，公民身份号码：XXXX，住址:XXXX。

公证事项：保全证据

申请人张某的委托代理人李某于XXXX年X月X日来到本处称，申请人系江苏泰州某公司的法定代表人、股东，该公司法定代表人变更、执行董事变更、他人股权转让等相关事宜需张某同意、配合；因张某系服刑人员，无法亲自办理相关手续，拟签署《委托书》授权王某代办，特向本处申请对其授权行为办理保全证据公证。

根据《中华人民共和国公证法》和《公证程序规则》的规定，本处于XXXX年X月X日受理此项公证并指派本公证员、公证人员柳某承办。

X月X日，本公证员将李某提供的《委托书》电子版（一式六份）打印后，连同《办理公证告知书》（共一份）等材料通过顺丰速运的方式寄给张某（收件人：张某，收件地址：X监狱监区）。X月X日，本公证员将本处介绍信、本公证员以及公证人员柳某的执业证书、居民身份证等材料通过顺丰速运的方式寄给连云港某监狱狱政科（收件人：金警官，收件地址：X监狱狱政科）。

X月X日上午，本公证员与公证人员柳某来到连云港市X监狱办公大楼（该大楼的入口处可见“X监狱”字样的标牌）。在二楼的狱政管理支队办公室，我们向一位男性工作人员（经过询问，该工作人员姓谢）表明来意，该工作人员表示按照疫情防控要求，公证人员只能通过视频会见张某。根据监狱安排，本公证员、公证人员柳某来到该栋办公大楼X谈话室，工作人员现场连接视频设备，我们与一位男子进行了视频会见。经本公证员询问，该男子表示自己是张某本人，并陈述其身份证号码为：XXXX。该男子同时表示他已经收到本公证员邮寄的《委托书》等公证材料，并已仔细阅读，授权王某代其参加股东会、行使表决权，代办变更法定代表人等手续是其真实意愿，其也知悉委托的法律意义及法律后果。随后，该男子在《委托书》《办理公证告知书》等相关材料上签字、按指印。

按照监狱疫情期间文书传递要求，张某签署的上述材料无法即刻转交我们，需连同其他服刑人员的转递文书由监狱工作人员统一收集、消毒，其后再邮寄给本公证员。X月X日，本公证员收到来自X监狱的顺丰快递，内附“张某”签署的《委托书》（一式六份，内容见附件1）、《办理公证告知书》（共一份，内容见附件2）等相关材料，签署日期均为“XXXX年X月X日”。

兹证明以上过程均属实，与本公证书相粘连的《委托书》系本公证员于XXXX年X月X收到上述顺丰快递中“张某”签署的《委托书》（原件）；与本公证书相粘连的《办理公证告知书》系本公证员于XXXX年X月X日收到上述顺丰快递中“张某”签署的《办理公证告知书》复印所得。

附件：

1.《委托书》（原件，一份共一页）

2.《办理公证告知书》（复印件，一份共一页）

3.张某的居民身份证(复印件，一份共一页)

中华人民共和国江苏省连云港市连云港公证处

公证员                 

二〇二二年一月二十六日