公证保障《员工手册》合法有效

《员工手册》等规章制度是企业内部的人事制度管理规范。在劳动仲裁案件中经常会使用到《员工手册》作为证据，而仲裁庭首先需要审查《员工手册》的制定在程序方面是否合法、有效。

《员工手册》的合法程序包括民主制定程序和公示送达程序。公司草拟好《员工手册》后，需要通过工会或职代会或全体员工大会，讨论草拟内容，听取大家的意见。经过讨论后，形成的最终版本需要向全体员工公示，并且请员工签收。签收的形式有很多种，比如进行《员工手册培训》、书面签收或发送电子邮件送达等等。

某知名外企，2020年底需要对原有《员工手册》进行修订、增补，并对全体员工进行公示。该企业拥有数千名员工，且工作地点分布在全国乃至世界各地，不可能做到现场开会和当面签收。在公证员与该企业人力资源部、法务部负责人多次沟通后，公证员给出了线上职工代表大会及电子邮件方式收集意见、进行公示的建议，被企业采纳。公证员对线上召开的职工代表大会进行了现场录像的保全证据公证，对职工意见及《员工手册》进行公示的内容以查阅收发电子邮件现场截屏的方式进行了保全证据公证，据此出具了保全证据公证书。

合法的《员工手册》可以成为企业有效管理的“武器”，在员工违规，企业单方面解聘员工时，也往往会成为有力的证据。

公  证  书

（2020）京长安内经证字第XXXX号

申请人：XXXX有限公司

住所：XXXX

法定代表人：A

委托代理人：B，女，一九XX年X月XXX日出生，公民身份号码：XXXX

公证事项：保全证据公证

申请人XXX有限公司为避免纠纷、固定证据的需要，于二○二〇年十二月三十日委派其代理人B向本公证处提出申请，申请本处对其以电子邮件的方式向全体员工发送《员工手册》的过程以及登录联想账号管理平台查询、导出员工数据信息的过程进行保全证据公证。

依据《中华人民共和国公证法》、《公证程序规则》的规定，本公证员和公证员助理蒿XX会同申请人的代理人B于二○二〇年十二月三十日在北京市东城区朝阳门北大街六号首创大厦七层本处办公室，B使用其所携带的笔记本电脑(该电脑品牌：联想，型号：ThinkPad T480s，S/N：PC-1554WY，以下称“该计算机”，该计算机已连接至我处无线网络），进行了如下操作：

1、该计算机处于正常工作状态，对该计算机进行清洁性检查；检查完毕，在该计算机桌面新建一word文档；

2、运行该计算机桌面的Outlook程序，进入相应页面，点击左侧“lenhrcom@XXX.com”下方的“Drafts”，点击打开所选中草稿邮件后浏览相应邮件信息内容、预览附件内容，使用该计算机键盘上的印屏幕键将所需页面现场拷屏至新建的word文档（以下相同操作统称“现场拷屏”），结果见附件第1-13页；

3、返回附件第2页，点击该页面左侧“Send”图标发送该封邮件；发送完毕，Outlook主界面，点击界面左侧“lenhrcom@XXX.com”下方的“Sent Items”查看上述已发送邮件内容，并将所附文件下载并保存至该计算机，将所需页面现场拷屏，结果见附件第14-25页；

4、运行该计算机中的谷歌浏览器，在该浏览器地址栏中输入网址https://idmc.XXX.com，敲击键盘上的回车键，进入联想账号管理平台页面，将所需页面现场拷屏，结果见附件第26页；

5、点击附件第26页所示页面左侧的“My Owned Email Group”，进入相应页面，将所需页面现场拷屏，结果见附件第27-29页；

6、依次点击附件第28-29页所示页面中的所需邮件群组名称，分别将于步骤3中所发送电子邮件收件人群组“-XXX-All PRC members”及“-System x PRC”中所包含群组、员工数据信息导出并保存至该计算机后进行预览，将所需页面现场拷屏，结果见附件第30-86页。

将上述现场拷屏文档进行打印，共计八十六页，打印件附后；将上述于电子邮件中所下载的四个附件文件进行打印，打印件附后；将上述现场导出并保存至该计算机中的员工数据信息文件刻录至光盘一式四张。

依据上述事实，兹证明上述过程客观真实；与本公证书相粘连的打印文件均系现场拷屏后打印取得或现场下载后打印取得，与实际情况相符；现场导出并保存至该计算机中的员工数据信息文件经本处刻制成光盘一式四张，经本处分别加封后，一张留存本处，其余三张交由申请人自行保管。

附件：打印文件。

中华人民共和国北京市长安公证处

公  证  员

二〇二〇年十二月三十一日